Employer un assistant ou une assistante

D’une part, un tel contrat règle clairement la situation et contribue à éviter les conflits. D’autre part, l’existence d’un contrat écrit est l’une des conditions à réunir pour pouvoir bénéficier d’une contribution d’assistance de l’AI. Et enfin, il faut savoir que de nombreux cantons ont édicté des « contrats-types de travail » qui s’appliquent automatiquement en l’absence de convention écrite. Qui veut éviter d’être soumis à de telles dispositions, fait bien de fixer lui-même dans un contrat écrit les points essentiels des rapports de travail.
Pour formuler un contrat de travail, on peut se référer à différents modèles. Il est recommandé d’utiliser le contrat de travail type préparé par l’OFAS, qui peut être obtenu auprès de l’Office AI compétent. Le contrat de travail devrait comporter les points suivants :

• indications personnelles des parties du contrat
• description aussi précise que possible des tâches à accomplir par les assistants (domaines dans lesquels l’assistance est fournie)
• début des rapports de travail ; durée de la période d’essai, au cas où celle-ci devrait durer plus d’un mois
• durée des rapports de travail (au cas où il s’agit d’un contrat de durée déterminée) ou délai de congé (dans le cas des contrats de durée indéterminée)
• taux d’emploi et horaire de travail : si ceux-ci sont irréguliers, il faut le cas échéant fixer un taux d’emploi minimum et un taux d’emploi maximum
• salaire (salaire horaire ou salaire mensuel), y compris le supplément pour les vacances et un éventuel 13e mois
• durée de la poursuite du versement du salaire en cas de maladie, d’accident ou de maternité. Éventuellement, mention d’une assurance d’indemnités journalières de maladie.

Pour les ressortissants d’autres États, une autorisation de travail est dans tous les cas indispensable. Elle n’est accordée qu’exceptionnellement. La demande devrait être motivée en invoquant la situation personnelle particulière de la personne en situation de handicap. L’employée ou l’employé potentiel devrait aussi signer la demande et confirmer son désir exprès d’être engagé pour cet emploi. Il est également possible de demander des autorisations de travail pour des réfugiés, des demandeurs d’asile et des étrangers admis à titre provisoire.

Les impôts sont déduits directement du salaire des employés étrangers qui ne disposent pas d’un permis C (et ne vivent pas non plus avec un conjoint qui possède un permis C ou la citoyenneté suisse). On parle à ce sujet « d’impôt à la source ». Qui engage une personne dans cette situation doit l’annoncer à la commune de domicile de l’employé. On peut calculer le montant de l’impôt à l’aide d’un barème fourni par la commune. Le salaire brut et les impôts des employés étrangers doivent être déclarés tous les trimestres à la commune à l’aide d’un formulaire. La commune facture ensuite les impôts à l’employeur.

Les caisses de compensation proposent une procédure de décompte simplifiée, qui permet d’être dispensé des tâches administratives complexes liées à l’imposition à la source. Elles fournissent sur demande de plus amples informations à ce sujet.

Il faut en tout cas respecter les dispositions légales contraignantes. L’assistante ou l’assistant doit disposer au moins d’un jour de congé par semaine. Il ou elle a droit à au moins 4 semaines (jusqu’à 20 ans, 5 semaines) de vacances par an, dont deux semaines consécutives. Si les rapports de travail durent moins d’un an, le droit aux vacances est réduit proportionnellement. Enfin, il faut accorder à l’assistante ou l’assistant les congés nécessaires pour régler des questions personnelles et familiales importantes (telles que mariage, naissance, décès). La durée du congé accordé dépend des usages locaux : le tribunal des prud’hommes compétent fournit des informations à ce sujet.

Lorsque l’employeur et l’employé choisissent la solution du salaire mensuel, les assistants reçoivent leur salaire complet également pendant les vacances. Les éventuelles heures supplémentaires doivent, si possible, être compensées les mois suivant celui où elles ont été effectuées. Si cela n’est pas possible, elles doivent être payées en plus du salaire mensuel. Le 13e mois ne doit être versé que si le contrat de travail le prévoit expressément.

Le montant du salaire doit être négocié entre les parties. La personne qui désire financer l’assistance au moyen de la contribution d’assistance de l’AI doit savoir que l’AI verse Fr. 35.30 par heure d’assistance. Ce montant comporte le droit aux vacances et les prestations de l’employeur aux assurances sociales, ce qui permet un salaire brut d’environ 30 francs de l’heure.

Souvent, la personne en situation de handicap a besoin également d’une assistance pendant la nuit. Pour ces prestations de nuit, des indemnités forfaitaires sont généralement convenues. Il est important de le faire par écrit et de définir avec précision de quelle heure à quelle heure les prestations de nuit durent et à partir de quand le tarif horaire normal s’applique à nouveau.

Le contrat de travail devrait aussi indiquer si l’assistante ou l’assistant accepte que les repas pris pendant le temps de travail soient comptés comme une prestation en nature, et donc déduits du salaire. En l’absence d’accord, on part du principe que le repas est à la charge de l’employeur. Les frais (frais de transport, entrées) occasionnés pendant le temps de travail doivent également être pris en charge par l’employeur. Bien entendu, les frais de déplacement entre le domicile et le lieu de travail et vice-versa sont à la charge de l’assistante ou de l’assistant.

Si une assistante ou un assistant tombe malade ou est victime d’un accident et, de ce fait, est dans l’incapacité de travailler, il faut continuer à lui verser son salaire pendant une période limitée, à moins qu’il existe une assurance qui couvre au moins 80% du salaire (voir ci-après). Après le temps d’essai et pendant la première année de service, la durée de l’obligation de poursuivre le versement du salaire est de 3 semaines. À partir de la 2^e année de service, la durée de cette obligation est fixée par différentes échelles, établies par les tribunaux des prud’hommes. Ces échelles sont considérées comme un minimum, et on peut donc convenir un délai plus long dans le contrat de travail.

Les employées enceintes ne doivent travailler que si elles le souhaitent. Elles peuvent en tout temps s’abstenir de travailler, après en avoir prévenu leur employeur. Toutefois, l’employeur doit leur payer un salaire pour les heures où elles ne travaillent pas seulement si l’incapacité de travail est attestée par un certificat médical. Après la naissance d’un enfant, la mère n’a pas le droit de travailler pendant 8 semaines. La plupart des mères prennent cependant un congé de maternité d’au moins 14 semaines, congé pendant lequel l’assurance maternité verse une indemnité égale à 80% du salaire.

À la fin de l’année, tout employeur doit établir pour ses employés un certificat de salaire sur lequel figurent aussi toutes les déductions opérées sur le salaire.

Ces assurances sont les suivantes :

• AVS, AI, APG et assurance-chômage
• allocations familiales
• assurance-accidents
• prévoyance professionnelle (obligatoire uniquement pour les salaires annuels d’au moins 22 680 francs)

Les cotisations à l’AVS, l’AI, aux APG et à l’assurance-chômage se montent au total à 12,8% du salaire. La moitié de ces cotisations (6,4%) doit être prise en charge par la personne employée et déduite de son salaire. Le décompte des cotisations est effectué par la caisse de compensation AVS. La personne qui engage des assistantes ou assistants doit donc tout d’abord s’annoncer comme employeuse auprès de la caisse de compensation AVS. Puis il faut inscrire chaque assistante et assistant à la caisse de compensation, en indiquant leur numéro d’assuré et leur salaire probable. La caisse de compensation AVS établit une facture provisoire tous les trimestres et une facture définitive à la fin de l’année.

Les cotisations pour les allocations familiales diffèrent d’un canton à l’autre. Leur montant se situe en général entre 1,5% et 3% du salaire. Dans pratiquement tous les cantons, ces cotisations sont assumées uniquement par l’employeur. Ici aussi, le décompte est effectué par la caisse de compensation AVS. La personne qui engage des assistantes ou assistants ayant droit à des allocations familiales (allocations pour enfants, allocations de formation) doit faire valoir ce droit à l’aide d’un formulaire de demande. Les allocations familiales doivent être versées aux assistantes et assistants avec le salaire. La caisse de compensation les crédite à l’employeur ou les déduit des cotisations dues en fin d’année.

En vertu de la loi sur l’assurance-accidents (LAA), tout employé doit être assuré contre les accidents professionnels et, dans le cas où le temps de travail hebdomadaire atteint au moins 8 heures, également contre les accidents non-professionnels. Le montant des primes de l’assurance-accidents diffère d’un assureur à l’autre ; il est en moyenne de 2 à 3% du salaire. Les cotisations à l’assurance contre les accidents professionnels sont à la charge de l’employeur, celles de l’assurance contre les accidents non-professionnels peuvent être déduites du salaire de l’employé. L’assurance-accidents doit être conclue auprès d’une compagnie d’assurances privée. Au début de l’assurance et à la fin de l’année, il faut indiquer à la compagnie d’assurance les salaires versés. Celle-ci fixe alors à l’avance les primes de l’année suivante et établit le décompte final pour l’année qui vient de s’écouler. Si un accident se produit en cours d’emploi, celui-ci doit être immédiatement signalé à la compagnie d’assurance à l’aide du formulaire prévu à cet effet.

Qui engage une assistante ou un assistant pour un salaire annuel d’au moins 22’680 francs (soit un salaire mensuel d’au moins 1’890 francs), doit l’assurer également en vertu de la Loi fédérale sur la prévoyance professionnelle (LPP). Toutefois, il n’est pas nécessaire d’assurer l’assistant ou l’assistante lorsque les rapports de travail sont de durée limitée, jusqu’à 3 mois. Les personnes employées qui ont moins de 25 ans doivent être uniquement assurées contre les risques de décès et d’invalidité. L’assurance s’effectue en adhérant à une institution de prévoyance collective ou commune, à laquelle il faut annoncer toutes les personnes assurées (et signaler leur départ lorsque les rapports de travail prennent fin). Le montant des cotisations varie en fonction de l’âge des employés. Elles peuvent être déduites pour moitié du salaire de l’employé.

Des règles particulières s’appliquent lorsqu’on engage des assistantes ou assistants qui ont déjà atteint l’âge réglementaire de l’AVS. Pour ces personnes, il faut uniquement verser des cotisations à l’AVS, à l’AI et aux APG lorsque le salaire annuel dépasse 16’800 francs. À noter cependant qu’elles peuvent aussi cotiser, si elles le souhaitent, sur un salaire inférieur à 16’800 francs, de manière à augmenter le montant de leur rente AVS. Il n’est plus nécessaire de verser de cotisations à l’assurance-chômage et il n’est plus obligatoire non plus de cotiser pour la prévoyance professionnelle.

Pour la personne employeuse en situation de handicap, la conclusion d’une telle assurance peut se justifier, pas seulement pour des raisons sociales. Elle offre l’avantage de la libérer de l’obligation de poursuivre le versement du salaire, obligation qui peut durer plusieurs mois lorsque l’assistante ou l’assistant est déjà à son service depuis de nombreuses années. Il est donc recommandé de contracter une assurance d’indemnités journalières de maladie lorsqu’on a besoin d’un assistant ou d’une assistante pour une longue période et que son taux d’emploi est élevé. Lorsque le temps de travail est très faible, il ne vaut guère la peine de le faire, vu les tâches administratives qu’implique cette démarche.

L’assurance prévoit en général le versement d’une indemnité journalière de maladie équivalant à 80% du salaire pendant 720 jours au maximum. Ces assurances ne sont pas bon marché. Il vaut donc la peine de demander différentes offres et de comparer les primes. Il est également recommandé de convenir une indemnité journalière différée : dans un tel cas, l’assurance verse l’indemnité uniquement à partir d’une incapacité de travail de 30 ou 60 jours, par exemple. Cette formule prévoit des primes nettement meilleur marché. Toutefois, l’employeur doit payer le salaire jusqu’à ce que l’assurance commence à verser ses prestations.

Les primes peuvent être mises à la charge de l’assistant à 50%. Ce point doit être réglé dans le contrat de travail. Les salaires versés doivent être communiqués à l’assureur au moment où débute l’assurance et en fin d’année. Sur la base de ces indications, l’assurance fixe à l’avance les primes à payer et établit les décomptes finaux.

Si les délais de résiliation ne sont pas fixés dans le contrat de travail, les délais de résiliation légaux s’appliquent :

• 7 jours pendant la période d’essai
• 1 mois pendant la 1^ère année de service
• 2 mois de la 2^e à la 9^e année de service
• 3 mois à partir de la 10^e année de service

Sauf pendant la période d’essai, la résiliation des rapports de travail doit toujours s’effectuer pour la fin d’un mois. Si possible, le congé devrait être donné par écrit et par lettre recommandée, de telle manière que la lettre parvienne à l’autre partie avant la fin du mois. La partie qui donne le congé doit motiver sa décision par écrit si l’autre partie le demande.

Une résiliation unilatérale avec effet immédiat du contrat de travail n’est possible que si l’on ne peut plus raisonnablement exiger de l’une des parties qu’elle poursuive les rapports de travail. À ce sujet, les dispositions légales sont strictes. Sauf en cas de manquements graves, on part du principe que la personne a toujours reçu un avertissement au préalable. La personne qui n’est pas d’accord avec un licenciement avec effet immédiat doit faire opposition aussitôt. Si la résiliation immédiate du contrat de travail se révèle injustifiée, la partie lésée peut demander des indemnités.

La personne qui ne dispose pas encore de la routine nécessaire se sentira souvent dépassée par la tâche. Il est donc recommandé de s’informer dans le cadre d’une consultation personnelle et de demander de l’aide quand il s’agit de formuler les contrats de travail, de conclure des contrats d’assurance et d’établir des décomptes avec les assurances et les services de l’administration. Les services de consultation de Pro Infirmis proposent ce soutien. Ils peuvent également indiquer de quelle manière financer les coûts de l’assistance.